Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh Của Hóa Đơn Điều Chỉnh

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có những trường hợp hóa đơn bị viết sai và phải điều chỉnh. Khi đó, giữa người bán và người mua có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Trong bài viết này, E-invoice sẽ cung cấp mẫu biên bản và quy trình điều chỉnh hóa đơn sai sót.

Hướng dẫn điền nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo các bước: Bước 1: Ghi ngày lập biên bản Ngày lập biên bản nên trùng khớp với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh. Việc ghi rõ ngày tháng giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn. Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán - Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán. - Số điện thoại, email (nếu có). - Tên người lập biên bản (thường là kế toán). Bước 3: Ghi thông tin hóa đơn bị sai sót cần điều chỉnh - Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn. - Nội dung sai sót (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất...). >> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Bước 4: Nêu rõ lý do điều chỉnh - Lý do điều chỉnh cần được trình bày rõ ràng, súc tích và chính xác, ví dụ: - Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới]. - Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới]. - Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới]. Bước 5: Ký số và gửi biên bản cho bên mua - Kế toán của bên bán ký số vào biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. - Gửi biên bản điều chỉnh cho bên mua qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc email. Lưu ý:

Điều chỉnh hóa đơn không có mã CQT  đã chuyển nội dung đế CQT, đã gửi cho người mua

→ Cách 1: Lập từ phân hệ Điều chỉnh hóa đơn.

→ Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh.

Thực hiện các bước tiếp theo tương tự như cách 1.

5 bước điều chỉnh hóa đơn chuẩn thông tư 78

Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp thực hiện theo các bước dưới đây:

Các thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử bao gồm:

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp có sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn hình thức điều chỉnh phù hợp. Cụ thể

Doanh nghiệp cần lưu ý việc điều chỉnh hóa đơn hay lập hóa đơn thay thế phải được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát sinh sai sót, các thông tin phải đầy đủ và lập theo đúng quy đinh, được lưu trữ và có căn cứ chứng từ.

Lưu ý: Bạn nên thực hiện tra cứu mã số thuế doanh nghiệp hoặc tra cứu mã số thuế cá nhân online trước khi lập hóa đơn để hạn chế những sai sót không đáng có.

Điều chỉnh hóa đơn có mã CQT đã gửi cho người mua

Tiến hành lập hóa đơn trên phần mềm qua 1 trong 2 cách.

→ Cách 1: Lập từ phân hệ Điều chỉnh hóa đơn

→ Cách 2: Nhấn chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh

Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn Thông tư 78

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tải xuống Tại đây.

Những trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn

Việc điều chỉnh hóa đơn là hành vi sửa đổi nội dung hóa đơn đã lập nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và hợp lý cho giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Theo quy định tại Điều 7, Thông tư 78/2019/BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn như sau: (1) Hóa đơn có sai sót về thông tin người mua: - Sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác trên hóa đơn. (2) Hóa đơn có sai sót về nội dung: - Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán. - Sai số tiền ghi trên hóa đơn. - Sai thuế suất, tiền thuế. - Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung, hai bên mua bán lựa chọn phương án xuất hóa đơn điều chỉnh và thống nhất cần lập biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Mặc dù biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải là yêu cầu bắt buộc, việc lập và lưu giữ biên bản này được khuyến khích cho cả bên mua và bên bán. Biên bản đóng vai trò bằng chứng, giúp đảm bảo tính chắc chắn và minh bạch cho thủ tục điều chỉnh hóa đơn. >> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điều chỉnh là gì? Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?

Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Ngoài ra, căn cứ theo điểm c, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021 quy định:

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh”

Như vậy, hóa đơn điều chỉnh có thể hiểu là các hóa đơn dùng để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế hoặc số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.

Ngoài ra, cũng căn cứ các quy định được nêu ở trên, hóa đơn điều chỉnh được lập trong trường hợp: Nếu bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện thay thế hoặc hủy.

Số lần điều chỉnh hóa đơn tối đa?

Hiện nay, chưa có quy định về số lần điều chỉnh tối đa. Tuy nhiên, căn cứ theo điểm c khoản 1 điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định:

c. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Như vậy, doanh nghiệp cần điều chỉnh đến khi hóa đơn đúng và không giới hạn số lần điều chỉnh hóa đơn.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78)

Tham khảo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78).

Có được hủy hóa đơn đã thực hiện điều chỉnh, thay thế không?

Cũng căn cứ theo điểm c khoản 1 điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC nêu trên thì trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót thì doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC HỦY hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng và cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót

Quy trình điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78

Các bước điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử Cần xác định rõ thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử, bao gồm:

Bước 2: Lựa chọn phương thức điều chỉnh phù hợp Có hai phương thức điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót:

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới cho người mua Bước 5: Kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới Lưu ý:

Trên đây là nội dung bài viết cung cấp “Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử Thông tư 78” và hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn viết sai. Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã tích hợp tính năng tạo hóa đơn điều chỉnh/thay thế và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78) để khách hàng thuận tiện sử dụng.  Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Các hóa đơn điện tử có sai sót sẽ thường được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Vậy trường hợp nào doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn điều chỉnh và cách xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn theo thông tư 78/2021-TT-BTC như thế nào? Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu bài viết sau.

Xem thêm: 03 cách tra cứu hóa đơn điện tử CHUẨN TT78 và NĐ123